（一）活动组织部门至少提前1天填写《外国语学院第二课堂活动发起申请表》，发送至学生会办公室，所在部门部长联系办公室主任发起。为保障活动审核和报名时间，活动发起时间越早越有利。

（二）如需现场签到，由承办部门与办公室进行沟通进行协商，安排承办部门或办公室负责人进行签到。

（三）活动结束后三天之内，承办部门负责人编辑一段200-300字的活动总结并附上1-2张照片发送至办公室进行完结；如需后台导入名单，请承办部门提前发送需要审核通过的同学名单至学生会办公室，所在部门部长联系学生会办公室主任。